# Rechnungen und Mahnungen per Post versenden: API, KI oder Upload

Print and Mail Company druckt und verschickt Ihre Rechnungen, Zahlungserinnerungen und letzten Mahnungen. Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware erstellt ein PDF pro Rechnung, und Sie verschicken jedes davon über unsere REST-API, über einen KI-Assistenten oder indem Sie es auf der Website hochladen. Wir drucken es in Luxemburg, Frankreich, Belgien oder Deutschland, bedrucken den Umschlag mit der Adresse Ihres Kunden und verschicken den Brief in jedes Land; bezahlt wird pro Brief aus Prepaid-Guthaben.

## Rechnungen und Mahnungen, die Unternehmen per Post verschicken

- **Rechnungen** für Kunden, die sie auf Papier wünschen oder für die keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
- **Zahlungserinnerungen und letzte Mahnungen**, als Standardbrief oder als Einschreiben mit Sendungsnummer.
- **Gutschriften und Kundenkontoauszüge.**
- **Rechnungen an Kunden im Ausland**, zugestellt von Postdienstleistern in die Länder auf unserer [Zielländer-Seite](/send-letter-to).

Ihr PDF wird genau so gedruckt, wie Ihre Software es erstellt – Ihr Logo, Ihr Briefkopf und Ihre Zahlungsangaben bleiben also unverändert; halten Sie nur auf jeder Seite im Format A4 oder US Letter rundum 9 mm frei. Wir drucken die Adresse des Kunden direkt auf den Umschlag, das Layout Ihrer Rechnungsvorlage kann also bleiben, wie es ist.

## Drei Wege, viele Rechnungen zu verschicken

**Aus Ihrer Rechnungssoftware über die REST-API.** Für jede Rechnung geht Ihr System so vor:

1. Es lädt das PDF hoch (`POST /documents`); dabei läuft die Druckprüfung.
2. Es legt einen Brief mit der Adresse des Kunden und Ihren Druckoptionen an (`POST /letters`). Zurück kommt ein Entwurf mit dem genauen Preis; berechnet wird nichts.
3. Es verschickt den Brief (`POST /letters/{id}/send`), bezahlt aus Ihrem Prepaid-Guthaben.

`GET /letters/{id}` liefert den Status und bei Einschreiben die Sendungsnummer. Die API erreichen Sie unter `https://printandmailcompany.com/api/v1`; sie ist durch die OpenAPI-Spezifikation unter `/openapi.json` dokumentiert, und Anfragen werden mit einem API-Schlüssel authentifiziert, den Sie in Ihrem Konto unter [API & KI-Assistenten](/app/developers) erstellen.

**Mit einem KI-Assistenten.** Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen MCP-Client mit unserem [MCP-Konnektor](/ai-assistants) und geben Sie ihm Ihre Rechnungs-PDFs und die Adressen der Kunden. Er legt für jede Rechnung einen Entwurf mit dem genauen Preis an, zeigt Ihnen die Liste und verschickt die Briefe erst nach Ihrer Bestätigung, bezahlt aus Ihrem Guthaben; anschließend meldet `get_letter` den Status jedes Briefes.

**Auf der Website.** Laden Sie jede Rechnung auf der [Versandseite](/send) hoch, wählen Sie den Kunden aus Ihrem Adressbuch und bezahlen Sie. Das eignet sich gut für ein paar Rechnungen pro Woche.

Jeder Brief hat sein eigenes PDF und seinen eigenen Empfänger. Briefe, die an einem Werktag bis 12:00 Uhr mitteleuropäischer Zeit bezahlt werden, werden in der Regel noch am selben Werktag gedruckt und an den Postdienstleister übergeben.

## Zahlungserinnerungen und letzte Mahnungen per Einschreiben

Für jeden Brief wählen Sie Standardbrief oder Einschreiben. Ein Einschreiben:

- erhält eine **Sendungsnummer**, sobald es versendet ist; sie erscheint in Ihrem Konto und in der API, und Sie können sie auf der Website des Postdienstleisters verfolgen;
- wird **gegen Unterschrift zugestellt:** Der Empfänger bestätigt den Erhalt mit seiner Unterschrift;
- kostet 7,70 € (ohne MwSt.) zusätzlich zum Briefpreis.

Einen separaten Rückschein bieten wir noch nicht an. Standardbriefe haben keine Sendungsnummer, aber den Status jedes Briefes (Bezahlt → Gedruckt → Versendet) können Sie in Ihrem Konto verfolgen, und jeder bezahlte Brief wird per E-Mail bestätigt.

## Kostenkontrolle: Prepaid-Guthaben, Rechnungen mit MwSt. und Reverse-Charge-Verfahren

- **Genauer Preis vor dem Versand:** Jeder Entwurf zeigt den genauen Preis, und `GET /api/v1/quote` nennt Ihnen vorab den Preis jedes Briefes nach Seitenzahl, Druckoptionen und Zielland – ohne API-Schlüssel.
- **Prepaid-Guthaben:** Sie laden Guthaben auf (mindestens 10,00 CHF / 10,00 € / 10,00 £ / 10,00 $), und Briefe, die Sie über die API oder einen KI-Assistenten verschicken, werden aus diesem Guthaben bezahlt. Reicht es nicht aus, antwortet die API mit einer Fehlermeldung, und der Assistent gibt Ihnen einen Aufladelink.
- **Beispielpreise inklusive MwSt.:** Ein 1-seitiger Schwarz-Weiß-Brief innerhalb Luxemburgs kostet 2,19 €, ein 3-seitiger, doppelseitig gedruckter Farbbrief nach Deutschland 3,66 €. Den vollständigen Tarif finden Sie auf der [Preisseite](/pricing).
- **Kein Abo, keine Monatsgebühr, keine Einrichtungsgebühr.** Guthaben verfällt nicht, solange Ihr Konto besteht, und nicht genutztes Guthaben wird auf Wunsch erstattet (bereits berechnete Bearbeitungsgebühren und Kartenaufschläge werden nicht erstattet).
- **Eine Rechnung mit ausgewiesener MwSt. für jeden Brief und jede Zahlung**, abrufbar in Ihrem Konto für Ihre Buchhaltung.
- **EU-Reverse-Charge-Verfahren:** Ist Ihr Unternehmen in einem anderen EU-Land ansässig und seine USt-IdNr. über VIES bestätigt, zahlen Sie Nettopreise, und Ihre Rechnungen enthalten Ihre Firmendaten und den Reverse-Charge-Hinweis. Tragen Sie diese Angaben unter [Einstellungen](/app/settings) → Firmendaten ein. Unternehmen in Luxemburg zahlen 17 % luxemburgische MwSt.

## Adressbuch, Status und Empfänger weltweit

- **Adressbuch:** Speichern Sie die Kunden, denen Sie regelmäßig schreiben, und wählen Sie sie aus, wenn Sie einen Brief auf der Website verschicken.
- **Status:** Verfolgen Sie jeden Brief in Ihrem Konto oder mit `GET /letters`, das sich nach Status filtern lässt; jeder bezahlte Brief wird per E-Mail bestätigt. Bis zum Produktionsbeginn (Status „Bezahlt“) können Sie einen Brief stornieren, und der volle Betrag wird Ihrem Guthaben gutgeschrieben.
- **Empfänger weltweit:** Wir drucken in Luxemburg, Frankreich, Belgien oder Deutschland, und Postdienstleister stellen in jedes Land auf unserer Liste der Zielländer zu. Die übliche Laufzeit nach Übergabe beträgt 1–2 Werktage innerhalb Luxemburgs, 2–4 nach Deutschland, Belgien, Frankreich und in die Niederlande, 3–6 im übrigen Europa und 5–15 in alle anderen Länder (ohne Gewähr).
- **Absenderadresse:** Auf jeden Umschlag drucken wir unsere Firmenadresse in Luxemburg als Absender; Name und Adresse Ihres Unternehmens gehören daher in die Rechnung selbst. Kommt ein Brief als unzustellbar zurück, zeigt Ihr Konto ihn mit dem Status „Zurückgekommen“ an.
- **Datenschutz:** Die Daten werden in der EU gehostet, der Briefinhalt wird nur verarbeitet, um ihn zu drucken, und hochgeladene Dateien werden 30 Tage nach dem Versand gelöscht. Geschäftskunden können einen [Auftragsverarbeitungsvertrag](/legal/dpa) anfordern.

## FAQ

### Kann meine Rechnungssoftware Rechnungen automatisch per Post verschicken?

Ja. Über die REST-API unter `https://printandmailcompany.com/api/v1` (OpenAPI-Spezifikation unter `/openapi.json`) lädt Ihre Software jedes Rechnungs-PDF hoch, legt einen Briefentwurf mit der Adresse des Kunden und dem genauen Preis an und verschickt ihn, bezahlt aus Ihrem Prepaid-Guthaben. Anfragen werden mit einem API-Schlüssel aus Ihrem Konto authentifiziert.

### Was kostet der Versand einer Rechnung per Post?

Der Preis jedes Briefes setzt sich aus Umschlag, Papier, Druck und Porto zusammen, plus 7,70 € (ohne MwSt.) für ein Einschreiben, zuzüglich 17 % luxemburgischer MwSt. auf den Gesamtbetrag. Ein 1-seitiger Schwarz-Weiß-Brief innerhalb Luxemburgs kostet 2,19 €. Unternehmen in einem anderen EU-Land mit einer über VIES bestätigten USt-IdNr. zahlen Nettopreise. Siehe [Preisseite](/pricing).

### Kann ich Zahlungserinnerungen per Einschreiben verschicken?

Ja. Sie können jeden Brief als Einschreiben verschicken: Er erhält eine Sendungsnummer, die in Ihrem Konto und über die API angezeigt wird, und der Empfänger unterschreibt bei der Zustellung. Das kostet 7,70 € (ohne MwSt.) zusätzlich. Einen Rückschein bieten wir noch nicht an.

### Kann ich für mein Unternehmen Rechnungen ohne MwSt. erhalten?

Ja, wenn Ihr Unternehmen in einem anderen EU-Land ansässig ist und seine USt-IdNr. über VIES bestätigt ist: Dann stellen wir Ihnen Nettopreise nach dem EU-Reverse-Charge-Verfahren in Rechnung. Unternehmen in Luxemburg zahlen 17 % luxemburgische MwSt., und Unternehmen außerhalb der EU erhalten derzeit Rechnungen mit luxemburgischer MwSt. Einzelheiten finden Sie in den [FAQ](/faq#invoices-without-vat-for-business).

### Kann ich Rechnungen an Kunden in anderen Ländern schicken?

Ja. Wir drucken in Luxemburg, Frankreich, Belgien oder Deutschland, und Postdienstleister stellen in die Länder auf unserer [Zielländer-Seite](/send-letter-to) zu. Der Preis hängt von der Zielzone ab. Die übliche Laufzeit nach Übergabe beträgt 2–4 Werktage nach Deutschland, Belgien, Frankreich und in die Niederlande und 5–15 außerhalb Europas (ohne Gewähr).