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Print and Mail Company

Hausverwaltung: Briefe an Mieter und Miteigentümer per Post

Print and Mail Company verschickt für Hausverwaltungen, Vermieter und Eigentümergemeinschaften Briefe an Mieter und Miteigentümer: Miet- und Nebenkostenabrechnungen, Mitteilungen und Einladungen zur Eigentümerversammlung. Sie laden jeden Brief als PDF hoch, oder Ihre Hausverwaltungssoftware schickt ihn über unsere API; wir drucken ihn in Luxemburg, Frankreich, Belgien oder Deutschland, bedrucken den Umschlag mit der Adresse und verschicken ihn als Standardbrief oder Einschreiben.

Was Hausverwaltungen per Post verschicken

  • Miet- und Nebenkostenabrechnungen, mit allen Anlagen im selben PDF.
  • Mitteilungen und Informationen für Mieter, zum Beispiel zu Bauarbeiten, Begehungen, Zählerablesungen oder Mietanpassungen.
  • Einladungen zu Eigentümerversammlungen mit Tagesordnung und Unterlagen sowie anschließend das Protokoll.
  • Zahlungsaufforderungen und Zahlungserinnerungen an Miteigentümer.
  • Briefe an Eigentümer und Mieter, die im Ausland leben, weltweit zugestellt von Postdienstleistern.

Jeder Brief ist ein PDF für einen Empfänger: Ihre Software oder Ihre Textverarbeitung erstellt für jeden Mieter oder Eigentümer ein individuelles PDF, und wir drucken es genau so, wie es ist, mit Ihrem Briefkopf und Layout. Halten Sie nur rundum 9 mm frei.

Einschreiben, wenn Sie einen Zustellnachweis möchten

Für jeden Brief entscheiden Sie, ob er als Standardbrief oder als Einschreiben verschickt wird. Ein Einschreiben:

  • erhält eine Sendungsnummer, sobald es versendet ist; sie erscheint in Ihrem Konto, und Sie können sie auf der Website des Postdienstleisters verfolgen;
  • wird gegen Unterschrift zugestellt: Der Empfänger bestätigt den Erhalt mit seiner Unterschrift;
  • kostet 9,63 $ (ohne MwSt.) zusätzlich zum Briefpreis.

Einschreiben sind auch für Briefe in andere Länder möglich. Einen separaten Rückschein bieten wir noch nicht an. Den Status jedes Briefes können Sie in Ihrem Konto verfolgen, und jeder bezahlte Brief wird per E-Mail bestätigt. Bewahren Sie von jedem PDF eine eigene Kopie auf: Wir löschen hochgeladene Dateien automatisch 30 Tage nach dem Versand.

Einladungen zur Eigentümerversammlung mit Unterlagen

Einer Einladung zur Eigentümerversammlung liegen oft die Tagesordnung, die Abrechnung und weitere Unterlagen bei. Fassen Sie alles in einem PDF mit bis zu 250 Seiten und 4 MB zusammen:

  • der kleinste passende Umschlag wird automatisch gewählt: DL bis zu 5 Blatt (zweimal gefaltet), C5 bis zu 10 Blatt (einmal gefaltet) und C4 bis zu 250 Blatt (flach), und Sie können jederzeit einen größeren wählen;
  • doppelseitiger Druck bringt zwei Seiten auf jedes Blatt;
  • Farbdruck gilt für den gesamten Brief; wählen Sie ihn also, wenn Pläne oder Fotos Farbe brauchen;
  • die Adresse wird auf den Umschlag gedruckt, die Unterlagen behalten also ihr Layout.

Wie sich der Preis aus Seiten, Umschlag und Zielland zusammensetzt, zeigt die Preisseite.

Drei Wege, Ihre Briefe zu verschicken

  • Aus Ihrer Hausverwaltungssoftware über die REST-API: Für jeden Mieter oder Eigentümer lädt Ihr System das PDF hoch, legt einen Brief mit der Adresse des Empfängers und den Optionen an (als Entwurf mit dem genauen Preis; es wird nichts berechnet) und verschickt ihn, bezahlt aus Ihrem Prepaid-Guthaben. Status und Sendungsnummern erhalten Sie über die API, die unter /openapi.json dokumentiert ist.
  • Mit einem KI-Assistenten: Geben Sie Claude, ChatGPT oder einem anderen MCP-Client die PDFs und die Adressen. Er legt für jeden Brief einen Entwurf an, zeigt Ihnen die Preise und verschickt erst nach Ihrer Bestätigung. Siehe Briefe mit KI verschicken.
  • Auf der Website: Laden Sie jeden Brief auf der Versandseite hoch und wählen Sie den Empfänger aus Ihrem Adressbuch, in dem Sie die Mieter und Eigentümer speichern können, denen Sie schreiben.

Briefe, die an einem Werktag bis 12:00 Uhr mitteleuropäischer Zeit bezahlt werden, übergeben wir in der Regel noch am selben Werktag an den Postdienstleister, und bis zum Produktionsbeginn können Sie einen Brief stornieren.

Preise und Rechnungen für Ihre Buchhaltung

  • Bezahlung pro Brief: Umschlag, Papier, Druck und Porto, plus 9,63 $ (ohne MwSt.) für ein Einschreiben; auf den Gesamtbetrag kommen 17 % luxemburgische MwSt. Ein 1-seitiger Schwarz-Weiß-Brief innerhalb Luxemburgs kostet 2,74 $, ein 3-seitiger, doppelseitig gedruckter Farbbrief nach Deutschland 4,58 $.
  • Kein Abo, keine Monatsgebühr, keine Einrichtungsgebühr. Die Mindestaufladung beträgt 10,00 CHF / 10,00 € / 10,00 £ / 10,00 $, und Guthaben verfällt nicht, solange Ihr Konto besteht.
  • Eine Rechnung mit ausgewiesener MwSt. für jeden Brief und jede Zahlung, sodass Sie die Kosten jedes Briefes in Ihrer Buchhaltung dem richtigen Objekt zuordnen können.
  • EU-Reverse-Charge-Verfahren: Hausverwaltungen, die in einem anderen EU-Land ansässig sind und eine über VIES bestätigte USt-IdNr. haben, zahlen Nettopreise; tragen Sie Ihre Firmendaten unter Einstellungen → Firmendaten ein.
  • Datenschutz: Die Daten von Mietern und Eigentümern werden in der EU gehostet, der Briefinhalt wird nur verarbeitet, um ihn zu drucken, und hochgeladene Dateien werden 30 Tage nach dem Versand gelöscht. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie auf Anfrage.
Jetzt Brief verschicken

Häufige Fragen dazu

Kann ich einem Mieter einen Brief per Einschreiben schicken?

Ja. Wählen Sie beim Versand die Option „Einschreiben“: Der Brief erhält eine Sendungsnummer, der Mieter unterschreibt bei der Zustellung, und es kommen 9,63 $ (ohne MwSt.) hinzu. Einen separaten Rückschein bieten wir noch nicht an.

Kann ich einer Einladung zur Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung beilegen?

Ja. Fassen Sie Einladung und Unterlagen in einem PDF mit bis zu 250 Seiten und 4 MB zusammen. Wir wählen den kleinsten passenden Umschlag, und Sie können C4 wählen, wenn die Unterlagen flach ankommen sollen.

Kann meine Hausverwaltungssoftware die Briefe automatisch verschicken?

Ja, über unsere REST-API unter https://printandmailcompany.com/api/v1 (OpenAPI-Spezifikation unter /openapi.json). Ihre Software erstellt ein PDF pro Empfänger, und jeder Brief wird als Entwurf mit Preis angelegt und dann aus Ihrem Prepaid-Guthaben bezahlt. Die Anfragen werden mit einem API-Schlüssel aus Ihrem Konto authentifiziert.

Kann ich Eigentümern schreiben, die im Ausland leben?

Ja. Wir drucken in Luxemburg, Frankreich, Belgien oder Deutschland, und Postdienstleister stellen weltweit zu. Der Preis hängt von der Zielzone ab; siehe Preisseite und unsere Zielländer.

Welche Absenderadresse steht auf dem Umschlag?

Unsere Firmenadresse in Luxemburg – sie steht als Absender auf jedem Umschlag. Geben Sie Namen und Adresse Ihres Unternehmens im Brief selbst an, damit Mieter und Eigentümer wissen, wer geschrieben hat und wohin sie antworten können. Kommt ein Brief als unzustellbar zurück, zeigt Ihr Konto ihn mit dem Status „Zurückgekommen“ an.

Weitere Anwendungsbeispiele