Syndic et gérance : courrier aux locataires et copropriétaires

• Des décomptes de loyers et de charges, avec toutes les annexes dans le même PDF.
• Des avis et informations aux locataires, par exemple sur des travaux, des inspections, des relevés de compteurs ou une modification du loyer.
• Des convocations aux assemblées générales avec l'ordre du jour et les documents, puis le procès-verbal.
• Des appels de fonds et relances de paiement aux copropriétaires.
• Des lettres aux propriétaires et locataires qui vivent à l'étranger, distribuées par les opérateurs postaux dans le monde entier.

Chaque lettre correspond à un PDF pour un destinataire : votre logiciel ou votre traitement de texte crée un PDF personnalisé pour chaque locataire ou propriétaire, et nous l'imprimons exactement tel quel, avec votre en-tête et votre mise en page. Laissez simplement 9 mm libres sur chaque bord.

Pour chaque lettre, vous choisissez l'envoi en lettre simple ou en lettre recommandée. Une lettre recommandée :

• reçoit un numéro de suivi dès qu'elle est postée, affiché dans votre compte et consultable sur le site web de l'opérateur postal ;
• est remise contre signature : le destinataire signe à la réception ;
• coûte 9,63 $US (hors TVA) en plus du prix de la lettre.

Le recommandé est aussi disponible pour les lettres vers d'autres pays. Un avis de réception distinct n'est pas encore proposé. Vous pouvez suivre le statut de chaque lettre dans votre compte, et chaque lettre payée est confirmée par e-mail. Conservez votre propre copie de chaque PDF : nous supprimons automatiquement les fichiers importés 30 jours après l'envoi.

La convocation à l'assemblée générale est souvent accompagnée de l'ordre du jour, des comptes et d'autres documents. Réunissez-les dans un seul PDF de 250 pages et 4 Mo maximum :

• la plus petite enveloppe adaptée est choisie automatiquement : DL jusqu'à 5 feuilles (pliées en trois), C5 jusqu'à 10 feuilles (pliées en deux) et C4 jusqu'à 250 feuilles (à plat), et vous pouvez toujours en choisir une plus grande ;
• l'impression recto verso place deux pages sur chaque feuille ;
• la couleur s'applique à toute la lettre : choisissez-la lorsque des plans ou des photos l'exigent ;
• l'adresse est imprimée sur l'enveloppe : les documents conservent donc leur mise en page.

La page des tarifs montre comment les pages, l'enveloppe et la destination composent le prix.

• Depuis votre logiciel de gestion immobilière, via l'API REST : pour chaque locataire ou propriétaire, votre système importe le PDF, crée une lettre avec l'adresse du destinataire et les options (un brouillon avec le prix exact ; rien n'est débité), puis l'envoie avec paiement par votre crédit prépayé. Les statuts et les numéros de suivi sont renvoyés par l'API, documentée sur /openapi.json.
• Avec un assistant IA : donnez les PDF et les adresses à Claude, ChatGPT ou un autre client MCP. Il crée un brouillon par lettre, vous montre les prix et n'envoie qu'après votre confirmation. Voir envoyer des lettres avec l'IA.
• Sur le site : importez chaque lettre sur la page d'envoi et choisissez le destinataire dans votre carnet d'adresses, où vous pouvez enregistrer les locataires et propriétaires à qui vous écrivez.

Les lettres payées avant 12 h (heure d'Europe centrale) un jour ouvrable sont généralement postées le même jour ouvrable, et vous pouvez annuler une lettre jusqu'au début de la production.

• Paiement à la lettre : enveloppe, papier, impression et affranchissement, plus 9,63 $US (hors TVA) pour le recommandé, avec la TVA luxembourgeoise de 17 % sur le total. Une lettre d'une page en noir et blanc à destination du Luxembourg coûte 2,74 $US, et une lettre de 3 pages en couleur, recto verso, vers l'Allemagne 4,58 $US.
• Ni abonnement, ni frais mensuels, ni frais d'inscription. La recharge minimale est de 10,00 CHF / 10,00 € / 10,00 £GB / 10,00 $US, et le crédit n'expire pas tant que votre compte existe.
• Une facture avec TVA pour chaque lettre et chaque paiement, pour imputer le coût de chaque lettre à l'immeuble concerné dans votre comptabilité.
• Autoliquidation dans l'UE : les sociétés de gestion immobilière établies dans un autre pays de l'UE dont le numéro de TVA est confirmé par VIES paient les prix hors TVA ; ajoutez les informations de votre entreprise sous Paramètres → Informations entreprise.
• Protection des données : les données des locataires et des propriétaires sont hébergées dans l'UE, le contenu des lettres est traité uniquement pour les imprimer, et les fichiers importés sont supprimés 30 jours après l'envoi. Un accord de traitement des données est disponible sur demande.